Betreuung und Aufsicht beginnen grundsätzlich mit der vertraglich vereinbarten Zeit in den jeweiligen Betreuungsräumen/Einrichtungen der Kinder-Stadtkirche. Um die Selbstständigkeit der Kinder zu fördern, kommen die Kinder nach Unterrichtsende selbstständig in die Einrichtung/Betreuungsräume. Die Mitarbeitenden erwarten die angemeldeten Schülerinnen und Schüler erst ein paar Minuten nach Unterrichtsende in den Räumen der Einrichtung, da hier eine Toleranzzeit, z. B. für das Einpacken von Unterrichtsmaterialien, den Weg vom Klassenzimmer zur Einrichtung usw., eingeplant ist. Wird diese Toleranzzeit überschritten, kümmern sich die Betreuungskräfte um den Verbleib des Kindes. Ist der Verbleib eines Kindes nicht feststellbar, werden die Eltern bzw. die von den Eltern beauftragten Personen umgehend von den Betreuungskräften informiert. In Einzelfällen, durch vorherige schriftliche Vereinbarung zwischen der Kinder-Stadtkirche und den Auftraggebern/Kunden/Eltern (zeitlich begrenzt), und zu Beginn des Schuljahrs werden neue Schülerinnen und Schüler von den Betreuungskräften im Klassenzimmer abgeholt. In diesen Fällen beginnt die Betreuung und Aufsicht mit der Übergabe des angemeldeten Kindes im Klassenzimmer.
Die Betreuung und Aufsicht endet, wenn die Eltern bzw. eine von den Eltern beauftragte Person (Personen) das Kind von der Aufsicht führenden Person den Eltern bzw. den von den Eltern beauftragte Person übergeben wurde, auch wenn sich das übergebene Kind danach noch in den Betreuungsräumen bzw. auf dem Betreuungsgelände aufhält. Die Beauftragung einer Person durch die Eltern zur Abholung des Kindes muss vorher schriftlich der entsprechenden Einrichtung vorliegen. Der Aufsicht führende Mitarbeiter dokumentiert die Übergabe. Die Dokumentation enthält welches Kind zu welcher Uhrzeit übergeben wurde.
Wenn die Mitarbeitenden von den Eltern vorher schriftlich beauftragt wurden, das Kind darauf hinzuweisen, dass es zu einer Veranstaltung während der Betreuungszeit gehen soll (z. B. Nachmittags-AG an der Schule), endet die Betreuung und Aufsicht, nachdem die Mitarbeitenden das betreffende Kind losgeschickt haben (Abmeldung für Veranstaltung). Die Betreuung und Aufsicht beginnt wieder, nachdem das Kind selbstständig von der Veranstaltung zur Einrichtung zurückgekehrt ist und sich bei der Aufsicht führenden Person zurückgemeldet hat. Die Kinder-Stadtkirche bzw. deren Mitarbeitende können nicht dafür Sorge tragen, dass ein Kind nach einer Veranstaltung wieder in die Betreuung (selbstständig) zurückkehrt. Die Mitarbeitenden führen während der Veranstaltung und auf dem Weg von der Einrichtung zur Veranstaltung bzw. von der Veranstaltung zur Einrichtung keine Aufsicht.
Die Aufsicht endet, wenn mit den Eltern vorher schriftlich vereinbart wurde, dass das Kind zu einer vereinbarten Uhrzeit die Einrichtung selbstständig verlassen darf und das Kind durch den Aufsicht führenden Mitarbeiter verabschiedet wurde. Die Aufsicht endet in diesem Fall auch dann, wenn sich das Kind nach der Verabschiedung auf dem Gelände der Einrichtung noch aufhält.
Die Aufsicht endet i. d. R. spätestens nach der vertraglich vereinbarten Betreuungszeit. Es gelten dabei die gebuchten Zeiten für die Dauer des Betreuungsvertrages. Die Eltern verpflichten sich, die gebuchte Betreuungszeit einzuhalten. Eine z. B. durch Krankheit bedingte Abwesenheit des Kindes ist unverzüglich den Mitarbeitenden der Einrichtung mitzuteilen. Die Eltern bekommen von der Leitungskraft der Einrichtung zu Beginn der Betreuung die Mobilnummer der Einrichtung. Die Einrichtung ist während der Öffnungszeiten über diese Nummer erreichbar.
